Sigue aquí la entrevista en catalán

Caso de Éxito: Albira Solutions para Anelair 

La empresa catalana ALBIRA Solutions, destaca el esfuerzo de transformación digital llevado a cabo, durante los últimos meses, por la empresa Anelair, especializada en instalaciones eléctricas y climatización. Para Miquel Fonolleda, CEO de ALBIRA Solutions, se trata “sin duda, de un caso de éxito”.

Anelair, con sede en Málaga, propone soluciones, como ellos denominan en su página web, de “360°. Toda la instalación bajo control”. Hacen instalaciones a gran escala y ofrecen un servicio todo en uno: electricidad, protección contra incendios, climatización y ACS. El trabajo desarrollado con ALBIRA Solutions ha permitido mejorar la gestión documental y la documentación del trabajo de campo, mediante la transformación digital, en las operaciones que llevan a cabo.

A través de un programa especialmente diseñado por ALBIRA Solutions, la empresa instaladora puede hacer seguimiento, en tiempo real, sobre todos y cada uno de los proyectos en los que trabaja. Esto les permite una mayor y mejor coordinación y, sin duda alguna, situarse en una posición de ventaja en su sector.

Hablamos con Miquel Fonolleda, CEO de ALBIRA Solutions, y con Juan Jesús Martín, director general de Anelair, para que nos expliquen cómo han llevado a cabo esta colaboración empresarial y cómo ha sido la experiencia de transformación digital en la gestión de procesos.

 

 

Miquel Fonolleda: “Transformación digital es aprovechar las ventajas de la tecnología para reinventar y optimizar los procesos internos de una organización”

Miquel Fonolleda, CEO de ALBIRA Solutions

Qué ha representado para ALBIRA Solutions el trabajo desarrollado para la empresa Anelair?

Sin duda, podemos definirlo como un caso de éxito porqué se ha desarrollado un producto a medida y el resultado es muy bueno tanto para nosotros como para Anelair. ALBIRA ha sabido dar respuesta a todas las necesidades de Anelair.

¿Cuál es la actividad principal de ALBIRA Solutions?

En ALBIRA Solutions, nos especializamos en ofrecer soluciones de software diseñadas para impulsar la transformación digital y promover el crecimiento empresarial. Nuestras soluciones permiten a nuestros clientes alcanzar una mayor eficiencia operativa y reducir costes. Además, les brindamos la capacidad de automatizar procesos empresariales, lo que les permite escalar y aumentar sus ventas. Asimismo, mejoran la experiencia tanto de sus clientes como de sus empleados, impulsando la satisfacción y la productividad.

¿Qué soluciones innovadoras ofrece Albira Solutions?

Principalmente en dos ámbitos, en la implementación y configuración de la plataforma Salesforce CRM 360 y en aplicaciones y software personalizados multiplataforma.

En el primer caso, somos partners de Salesforce desde 2019 y ayudamos a las organizaciones a implementar esta plataforma, adaptándola a las necesidades específicas de cada cliente. Esto implica la configuración de módulos y funcionalidades, personalización de campos y flujos de trabajo, y migración de datos, entre otros aspectos.

Trabajamos con los principales clouds de Salesforce, incluyendo Sales Cloud para la gestión de equipos y procesos de ventas, Service Cloud para el servicio post-venta y atención al cliente, y Marketing Cloud para crear y gestionar campañas de marketing digital.

En cuanto a las aplicaciones multiplataforma, creamos software a medida para responder a las necesidades específicas de nuestros clientes: aplicaciones móviles, soluciones de comercio electrónico, sistemas de gestión empresarial, etc.

Trabajamos con las principales herramientas y frameworks de desarrollo y con los principales proveedores de servicios en la nube: Microsoft, Google y Amazon.

¿Cuándo hablamos de transformación digital, a qué nos estamos refiriendo, exactamente?

Nos referimos al proceso mediante el cual una organización adopta tecnologías digitales en todas las áreas de su negocio para mejorar sus operaciones, servicios y modelos de negocio.

La transformación digital implica el uso estratégico de tecnologías digitales, como la computación en la nube, el big data, la inteligencia artificial, el Internet de las cosas (IoT) y la automatización. La finalidad es mejorar la eficiencia, la productividad, la toma de decisiones y la experiencia del cliente. Se trata de aprovechar las ventajas de la tecnología digital para reinventar y optimizar los procesos internos.

Hay que tener en cuenta que la transformación digital no se limita únicamente a la adopción de tecnología, también implica cambios culturales y organizativos. Requiere una mentalidad y una cultura empresarial que valoren la innovación, la agilidad y la colaboración, así como la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos y de mercado.

¿Qué pasos hay que dar para implementar, con éxito, la transformación digital de una empresa?

Yo definiría 5 pasos imprescindibles. Primero, evaluar la situación de la que se parte y definir una visión y estrategia. Nosotros, en este paso, siempre proponemos establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el progreso.

En segundo lugar, crearía un equipo multidisciplinario con experiencia en tecnología, estrategia, gestión del cambio y conocimiento del negocio.

En tercer lugar, aconsejo establecer prioridades y trabajar con metodologías ágiles. En este momento del proceso, es importante identificar aquellas iniciativas que nos generarán resultados rápidos y visibles.

En cuarto lugar, es importante involucrar y capacitar a los empleados y fomentar una cultura digital que valore la innovación, la colaboración y el aprendizaje continuo.

Y, por último, evaluar y seleccionar las soluciones tecnológicas y proveedores que mejor se adapten a las necesidades de la empresa.

Por otro lado, considero que la participación y el compromiso de la alta dirección también son fundamentales para el éxito de la transformación digital en una empresa.

¿Qué objetivos se persiguen con la transformación digital?

Los objetivos pueden variar según la industria, el tamaño de la empresa y las necesidades específicas de cada organización. De todos modos, hay algunos objetivos que son básicos. Me refiero a la optimización de los procesos internos de la empresa, mejorar la experiencia con el cliente, impulsar la innovación y, sin duda alguna, promover mejoras que faciliten la toma de decisiones basada en datos.

También es importante fomentar la colaboración y esto se consigue utilizando herramientas y plataformas digitales que permitan la comunicación en tiempo real.

Tampoco hay que olvidar que la transformación digital es un proceso dinámico y en constante evolución que requiere una adaptación continua para alcanzar los objetivos establecidos.

¿Podemos hablar de factores de riesgo asociados?

Sí, por supuesto. La transformación digital también puede conllevar ciertos factores de riesgo que es importante tener en cuenta. La resistencia al cambio es uno de ellos, así como la falta de conocimientos y habilidades digitales.

La falta de alineación estratégica también puede ser un obstáculo. Es fundamental que la transformación digital esté en línea con la visión y los objetivos comerciales de la organización.

La implementación de nuevas tecnologías digitales puede requerir la integración y la compatibilidad con sistemas existentes en la empresa. La falta de interoperabilidad y la complejidad de la integración pueden generar dificultades técnicas y retrasos en la implementación de la transformación digital.

Es importante tener en cuenta que estos factores de riesgo no deben desalentar la transformación digital, sino que deben ser considerados y gestionados de manera efectiva. La identificación temprana de los riesgos y la implementación de medidas adecuadas pueden ayudar a minimizar los impactos negativos y garantizar una transformación digital exitosa.

¿Cómo se ha desarrollado el proyecto de digitalización con Anelair?

Pusimos mucho énfasis en el análisis inicial de sus requerimientos. Creamos historias de usuario que recogieran la descripción de cada una de las funcionalidades requeridas por Anelair desde la perspectiva del usuario y luego definimos la solución funcional y tecnológica. Todas las historias de usuario fueron revisadas y aprobadas por Anelair antes de empezar a desarrollar la solución.

Para la implementación escogimos la plataforma PowerApps de Microsoft por su sencillez y versatilidad. Además, Anelair ya eran usuarios de Microsoft Office 365 lo que facilitó la adopción de esta tecnología.

El desarrollo se realizó mediante la metodología ágil Scrum que se basa en ciclos de desarrollo cortos y validación por parte del cliente al final de cada ciclo.

La disponibilidad del cliente durante todo este proceso es clave y en el caso de Anelair fue absoluta.

 

Juan Jesús Martín: “Queríamos ser más eficientes y productivos y eliminar procesos manuales sometidos a errores, extravíos y duplicidades”

Juan Jesús Martín, director general de Anelair

¿Juan Jesús Martín, cuál era el problema con el que os enfrentabais?

Fundamentalmente, el control y seguimiento de los proyectos que desarrollamos. Nuestra empresa realiza instalaciones de climatización, electricidad y contraincendios. Cada obra, cada instalación, precisa de un proceso, de unas fases muy concretas y flexibles, ya que el cliente puede exigirnos, en cualquier momento, cambios respecto la idea inicial. Pues todos estos parámetros se han ido controlado con papel, a mano. Se ha documentado a mano tanto las visitas de obras como la puesta en marcha de un proyecto. Del papel pasamos, en una segunda fase, a la digitalización de documentos pdf planos, que se documentaban a través de tablet con entrada de lápiz digital, pero con formato de escritura manual.

Este sistema de trabajo derivaba en problemas de organización importantes además de la mala imagen que das al cliente.

En pleno siglo XXI, entregar un papel escrito con “bolígrafo Bic”, por muy bien que hayas hecho tu trabajo, por muy buenos que sean tus protocolos, no deja de chirriar un poquito.

¿Qué objetivos se planteó Anelair en cuanto a la digitalización de procesos?

La idea era la de ser más eficientes y productivos, eliminando procesos manuales sometidos a errores, extravíos y duplicidades.

El reto propuesto a Albira Solutions, fue el desarrollo de un software que nos permitiera realizar todas las actas, tanto de seguimiento de obras como de puesta en marcha, de manera 100% digital. Queríamos tener acceso a todas las actas para su consulta y edición ya fuera por parte de técnicos como de la dirección. Queríamos un control y seguimiento ágil y eficaz de todos los proyectos en curso.

Ahora, en tiempo real, en el mismo momento de finalizar una reunión con el cliente, podemos entregarle la concreción de todo lo acordado. Esto te deja en muy buena posición, es algo diferencial que el cliente valora.

Seguramente no es nada fácil disponer de un producto que se ajuste plenamente a tus necesidades, ¿no?

Nosotros llevamos mucho, mucho tiempo, trabajando en transformación digital. Hace 20 años hacíamos cosas que no eran muy normales en una empresa como la nuestra, una empresa pequeña, de 50 personas, de Málaga. Teníamos sistemas como de la NASA. Destacábamos. Pero en todo ese tiempo, el programa que hemos desarrollado ahora se nos había quedado fuera.

Hemos estado un año estudiado diferentes soluciones del mercado y no es fácil, nada fácil. Unas soluciones nos resultaban útiles en unos aspectos, pero no en otros. Tú tienes una forma de trabajar determinada y quieres que se cumplan todos tus propósitos. Al final decidimos desarrollar una aplicación propia y con la ayuda de Albira tenemos un producto que responde plenamente a nuestras necesidades.

Ahora tenemos un mayor control sobre el avance y estado de los proyectos “a golpe de clic”. Somos más ágiles y eficaces, en ningún caso hay “olvidos”. Se elimina flujo de papel en sistemas de trabajo en los que intervienen varias personas. Disponemos de información actualizada en tiempo real, centralizada, de fácil acceso lo que nos facilita la toma de decisiones.

¿Quién ha liderado la transformación digital en la empresa? ¿La dirección ha sido transversal o la ha liderado un departamento en concreto?

En nuestro caso, el proyecto ha sido liderado por la Dirección. En el transcurso han colaborado estrechamente los departamentos implicados -directores de obra y oficiales de puesta en marcha-, pero bajo la tutela de la Dirección que ha desarrollado, junto a Albira, todo el proyecto. Si un proyecto como este no lo lidera la Dirección, hay muchas posibilidades de que no salga bien.

El proceso no es sencillo, al menos para una empresa como la nuestra, 6 millones de facturación y 50 trabajadores, organizaciones más grandes lo tendrán más sencillo, pero no en nuestro caso. Necesitas de una persona que pueda actuar a “vista de pájaro”, que conozca transversalmente toda la organización.

¿Cómo han respondido los trabajadores a este cambio?

Muy bien. Ahora mismo estamos en proceso de implementación y el resultado, en aquellas fases en las que ya está en marcha, es muy bueno. Cambiar una dinámica de trabajo no es fácil, todo lo contrario. Pero hemos conseguido un producto muy intuitivo, muy sencillo, muy lógico. Incluso sin formación previa, es fácil. Ese es el mérito de este proyecto, uno de sus éxitos.

¿Creen que podrán rentabilizar el retorno de la inversión realizada?

Es cierto que a nivel de retorno no es un proyecto que busque reducción de costes. Busca una mejora en la eficiencia, el control y la toma de decisiones.

En este sentido, la reducción de costes se circunscribe a unas cuantas horas de trabajo y el ahorro de papel. No es muy significativo, pero si lo es en cuanto a un mayor control de obras, garantizando el cumplimiento de los protocolos de la empresa evitando y reduciendo errores posteriores y permitiendo tomar decisiones para corregir desviaciones y garantizar la fiabilidad de las instalaciones que, en primera y última instancia, es el objeto de nuestro trabajo.

¿Recomendaría a otras empresas este paso hacia la transformación digital?

Siempre. En Anelair llevamos 20 años en un proceso de transformación digital continuo. Contamos con información de gestión muy avanzada que nos es de enorme ayuda. Todo cambio que mejore los procesos, que permita mayor eficacia y eficiencia y mejore el seguimiento y control para optimizar la toma de decisiones, es más que necesario.

¿Cuál ha sido su experiencia colaborando con Albira Solutions y cuál fue el elemento diferenciador?

La experiencia ha sido inmejorable. Iniciamos la colaboración un poco por casualidad, teníamos en mente un proyecto que Albira nos ofreció desarrollar ellos mismos en entorno Microsoft.

Estas apuestas con desarrolladores que no conoces previamente son arriesgadas, pero el resultado ha sido fantástico.

Durante el proceso, todo el personal con el que hemos tenido contacto han mantenido siempre una actitud positiva y proactiva, escuchando y entendiendo nuestras necesidades, aportando soluciones a los imprevistos que iban surgiendo a medida que avanzábamos, y ayudándonos en todo momento en las fases de diseño, desarrollo e implementación.

Hemos estado en muy buenas manos, con reuniones de trabajo muy productivas con personas muy volcadas con nuestro proyecto.

Como elemento diferenciador de Albira destacaría el mimo que despliegan en entenderte y adaptar las ideas preconcebidas en desarrollos óptimos para el proyecto. Empatía, adaptación, sugerencias, soluciones alternativas y un acompañamiento constante en el proceso hasta que el esbozo inicial se convierte en un éxito.